Gastkommentar : Herausforderungen der Digitalisierung - reden, denken, handeln

Die Baubranche wird zunehmend und mit ständig steigendem Zeitdruck digitalisiert. Daher werden manchmal ohne gründliche Analysen von Bedürfnissen und Anforderungen zeit- und finanzaufwendige Lösungen eingesetzt. Diese können im Ergebnis dann nicht angewendet werden und/oder deren Einführungsprozesse sogar die Firmenkultur beschädigen.

Dieser Beitrag zeigt an Beispielen, worauf zu achten ist und betont dazu besonders die Wichtigkeit der Kommunikation sowie die Rollen von ConTechs und externen BeraterInnen.

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Digitalisierung kann, wie jede andere Änderung, viel an Spannungen und Konflikte zwischen und auch innerhalb Abteilungen hervorrufen, da mit dieser unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Um die Herausforderungen, auch aus Sicht der Abteilungen, aufgrund der Erfahrung des Autors darzustellen, werden diese hier am Beispiel der Einführung von Customer-Relationship-Management (CRM) dargelegt.

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Wie üblich erteilt die Finanzleitung die Mittel und verlangt die Lösung, die am günstigsten den Anforderungen entspricht und am schnellsten rentabel eingesetzt werden kann. Die EDV-Abteilung führt das Projekt aus und hat zu gewährleisten, dass die Software an das digitale Umfeld angepasst wird und reibungslose Schnittstellen erstellt werden. Die AußendienstmitarbeiterInnen als diejenigen, die eigentlich vom CRM profitieren sollen, haben dadurch aber eine zusätzliche Verwaltungsaufgabe wahrzunehmen. Zudem eröffnet sich für die Leitung der Vertriebsabteilung die Möglichkeit, CRM als einen Kontrollmechanismus zu verwenden, wodurch zusätzliche Konflikte herbeigeführt werden, da besonders RepräsentantInnen im Ausland und erfahrene VertriebsmitarbeiterInnen, die auch vielleicht in absehbarer Zeit in den Ruhestand treten werden, keine Kontakte und Korrespondenzen übergeben möchten, um auf diese Weise unersetzlich zu bleiben.

Gleichzeitig achtet die Rechtsabteilung auf Datensicherheit und Datenschutz und könnte daher die Koppelung zwischen CRM und MS Outlook nicht erlauben. Dadurch wird den VertriebsmitarbeiterInnen noch eine weitere Aufgabe übertragen, indem sie Kontaktdaten immer doppelt eintragen oder diese separat in ein anderes Betriebssystem oder Ähnlichem überführen müssen.

Im Ergebnis könnte dann nicht nur das CRM Projekt scheitern, sondern auch zu einer ernsten Gefährdung des firmeninternen Klimas und der Motivation für jedes weitere Digitalisierungsprojekt führen.

Zunächst sollten daher die Bedürfnisse von KundInnnen, von MitarbeiterInnen auf allen Ebenen und in allen Abteilungen und besonders von AnwenderInnen gründlich analysiert werden. Probleme und Potenzial für Effektivitätssteigerung können nicht bloß ohne nähere Prüfung einfach vermutet und angenommen werden, sondern diese sind herauszufinden und nach darauf basierenden Auswahlkriterien herauszuarbeiten. Dabei ist zu beachten, dass die Vorteile der Digitalisierung sich nicht bereits mit ihrer erfolgreichen Einführung, sondern erst, wenn diese tagtäglich angewendet und gelebt werden, zeigen und erlebt werden.

Daher lohnt es sich an dieser Stelle, sich von externen ExpertInnen beraten zu lassen. Aufgrund ihrer vielseitigen Erfahrungen mit verschiedenen Märkten, Firmen und Industrien kann viel an Zeit und unnötige finanzielle Aufwendungen erspart bleiben. Dadurch können schon vorbeugend viele Fehler vermieden werden, die ansonsten nur schwer – wenn überhaupt – und mit großem Aufwand im Nachhinein ausgebessert werden können.

Kooperationen mit Bau-Startups, sogenannten ConTechs, die mit frischem Wind einen neuen Blickwinkel anbieten, ist eine nur auf den ersten Blick unkonventionelle Digitalisierungsart, die sich aber immer mehr durchsetzt. Von der Einführung von ConTech-Lösungen in den etablierten Bauunternehmen profitieren Baufirmen, indem sie dadurch eigene Prozesse optimieren können. ConTechs können auf der anderen Seite wertvolle Impulse zwecks Verbesserungen und Innovationen bekommen.

Daher treten ConTechs an die Bauwirtschaft heran, um (Pilot)Projekte auszuführen, organisch zu wachsen und in neue Märkte eintreten zu können. Dabei wird aber oft derselbe Fehler wie bei der Digitalisierung gemacht, wenn nämlich KundInnenprobleme ohne nähere Prüfung einfach bloß angenommen werden und dazu versucht wird, erfahrene KollegInnen von eigenen Lösungen zu überzeugen.

Stattdessen bietet sich an, externe BeraterInnen beizuziehen, die auf Kommunikation spezialisiert sind, um potenziellen PartnerInnen helfen zu können, die Herausforderungen, die diesen selbst oft nicht bewusst sind, herauszufinden. Dafür wird ein professioneller und systematischer Ansatz benötigt, weil gerade Improvisationen mit aggressiven Präsentationen und aufdringlicher Argumentation regelmäßig mehr Schaden als Gewinn bringen.

ConTechs sollten daher darauf achten, dass besonders der Vertrieb vom Anfang an eine eindrucksvolle Spitzenleistung erbringen muss. Obwohl am Beginn verständlicherweise Geld gespart wird und deshalb die Gründer den Vertrieb auch selber übernehmen, sollte die fachliche Expertise von externe BeraterInnen eingeholt werden. Ihre Beiziehung lohnt sich finanziell jedenfalls für den/die AuftraggeberInnen. Bezüglich Honorargestaltung und Zahlungsmodalitäten können individuelle für den/die AuftraggeberInnen zugeschnittene attraktive Angebote gemacht werden.

Externe ExpertInnen weisen den Vorteil auf, dass sie als Ausstehende nicht „betriebsblind“ und emotiv gebunden sind. Sie bringen selber einen frischen Blickwinkel ein und können vom Anfang an ein Vertriebssystem aufbauen und daher die gewollten Ergebnisse ermöglichen.

Der beste Weg wäre, mit ExpertInnen zu arbeiten, die als „interne BeraterInnen“ bereit sind, sich operativ einzusetzen und dazu das Vertriebsteam auszubilden. Solche Trainings lohnen sich umgehend: Ein professionelles Vertriebsteam kann durch Verkürzung von Vertriebszyklen und zeitgerechte Auftragsabschlüsse einerseits Umsätze schneller generieren und andererseits Zeit sparen, um Marktposition zu etablieren und neue Impulse sowie Innovationen und Wachstum zu initiieren.