Kommunikation und Kultur am Bau : Jetzt kommt der schon wieder unvorbereitet!

Vorbereitung ist das halbe Leben. Dieses geflügelte Wort kennt wohl jeder. Trotzdem ist es die Regel, dass Projektbeteiligte unvorbereitet zu Besprechungen kommen. Dies kommt einer Respektlosigkeit denjenigen gegenüber gleich, die sich vorbereiten und dadurch den Wunsch zeigen, Ergebnisse zu erzielen.

Vorbereitung kostet Zeit. Gerade in der heutigen schnelllebigen Welt ist Zeit Mangelware. Der eigentliche Grund liegt jedoch tiefer. Den meisten ist sehr wohl bewusst, dass durch die Vorbereitung auf Besprechungen, Begehungen und Gespräche sehr viel Zeit gespart werden könnte. Diese Zeitersparnis tritt jedoch nur auf, wenn alle relevanten Protagonisten gleichermaßen gut vorbereitet sind. Leider hat die Erfahrung gelehrt, dass dies meistens nicht der Fall ist. Insofern schwingt unbewusst der Tenor mit: „Warum sollte ich mich vorbereiten, wenn es die anderen auch nicht machen und meine kostbare Zeit dafür opfern? Da mache ich lieber etwas wichtigeres…“

Diese Einstellung führt dazu, dass sich letztendlich keiner vorbereitet und stillschweigend akzeptiert wird, dass die Besprechungen für alle Beteiligten deutlich länger dauern. Dieser Teufelskreis kann nur durchbrochen werden, wenn ein Beteiligter beginnt, sich vorzubereiten und dies dann auch von den anderen einzufordern.

Egal, ob eine Besprechung in größerer Runde, ein Gespräch mit einem Mitarbeiter oder eine fachliche Diskussion mit einem Kollegen: In allen Fällen ist es respektlos, unvorbereitet zu einem solchen Gespräch zu erscheinen. Die Respektlosigkeit liegt zum einen darin begründet, dass das Gespräch dadurch länger dauert und somit für alle Beteiligten einen Zeitverlust bedeutet. Zum anderen signalisiert man damit, dass einem das Gespräch nicht wichtig ist.

Gerade in persönlichen Gesprächen, vor allem zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, ist es unverantwortlich, nicht gut vorbereitet zu sein. Hier kann es schnell emotional werden und die Beziehung belastet bzw. anhaltend beschädigt werden. Daher ist es unerlässlich, sich im Vorfeld Gedanken über derartige Gespräche zu machen.

Vorbereitung bedeutet aber nicht nur, sich auf konkrete Situationen vorzubereiten, sondern auch, sich ständig weiterzuentwickeln, um für möglichst viele denkbaren Situationen im Leben bestmöglich gerüstet zu sein. Seine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, die Widerstandsfähigkeit gegen Stress zu erhöhen, eine emotionale Dickhäutigkeit aufzubauen und vieles mehr. Damit ist man gut aufgestellt für allerlei Situationen, die einem im hitzigen Alltag begegnen. Auch diese Art der Vorbereitung kostet Zeit und Bedarf einiger Anstrengung. Allerdings gilt auch hier wieder: Vorbereitung ist das halbe Leben.

Durch die persönliche Weiterentwicklung kann man Unmengen an Zeit sparen, da bislang unbeherrschbare Situationen plötzlich beherrschbar erscheinen und eine gute Lösung viel schneller gefunden wird.