Baurecht : Baurecht: Dokumentation, Dokumentation, Dokumentation

Das Coronavirus ist aktuell in aller Munde, so auch bei Bauprojekten. Dabei haben sich die bisher seit Inkrafttreten der COVID-Maßnahmen geführten Diskussionen beinahe ausschließlich um die Frage gedreht, ob der Auftraggeber (AG) oder der Auftragnehmer (AN) "dem Grunde nach" das Risiko für die COVID bedingten Maßnahmen zu tragen hat (siehe SOLID 4/2020 bzw. Baurecht & Corona - der aktuelle Stand). Wenig Beachtung wurde hingegen der Frage "der Höhe nach" geschenkt; nämlich welche Ansprüche dem AN der Höhe nach zustehen und, vor allem, wie der AN die durch die COVID-Maßnahmen bedingten Mehraufwände bestmöglich nachweisen soll und/oder kann.

Es ist natürlich richtig, dass der Anspruch "der Höhe nach" erst den zweiten Schritt der Anspruchsprüfung darstellt. Aber selbst wenn der Anspruch dem Grunde nach strittig sein könnte, sollte der AN tunlichst danach trachten, die Mehraufwendungen bereits seit Beginn der Wirksamkeit der COVID-Maßnahmen zu dokumentieren und sorgfältig aufzubereiten. Dies mag der AN heute als lästige Übung empfinden, könnte aber schon morgen seinen – dem Grunde nach zu Recht bestehenden – Anspruch mit Leben füllen.

Denn wie auch bei allen anderen bisher bekannten Störungen der Leistungserbringung geht es auch bei den durch die COVID-Maßnahmen bedingten Mehraufwendungen darum, durch die Dokumentation die nötigen Beweismittel zu schaffen, um später – nämlich dann, wenn diese nicht mehr nachgewiesen werden können – die notwendigen Tatsachen beweisen zu können. Genau dieser Nachweis bzw. Beweis führt dazu, dass man nicht nur Recht hat, sondern auch Recht bekommt.

Denn eines sei hier klargestellt: Die unsubstantiierte Behauptung, dass Maßnahmen in Kraft sind, oder dass der Bauablauf aufgrund der COVID bedingten Maßnahmen gestört ist, stellt keinen tauglichen Nachweis der Höhe nach dar. Entscheidend ist vielmehr – und diesbezüglich besteht kein Unterschied zu den bisherigen „klassischen“ Störungen der Leistungserbringung – die nachvollziehbare Darstellung des Unterschiedes zwischen SOLL-Leistung und IST-Leistung. Der AN hat auch nach wie vor darzulegen, worin der Unterschied in der tatsächlichen Leistungserbringung im Vergleich zu der vom AN kalkulierten Leistungserbringung liegt und inwieweit dieser SOLL/IST-Unterschied (kausal) auf die COVID-bedingten Maßnahmen zurückzuführen ist? Erst aus diesem SOLL/IST-Unterschied kann der AN die monetären Folgen und/oder die Auswirkungen auf die Bauzeit darstellen.

Was aber bedeutet das konkret?

Schon bevor die Corona-Pandemie unmittelbar in Österreich angekommen ist, gab es Probleme bei der Materialbeschaffung, wie etwa Lieferengpässe oder Transportbeschränkungen. Diese haben sich in weiterer Folge – unter anderem aufgrund von Grenzschließungen – noch weiter verschärft. Ebenso betrifft dies teilweise den Geräteeinsatz. Es empfiehlt sich daher, den tatsächlichen Geräte- und Materialeinsatz sowie die diesbezüglichen Einschränkungen im Vergleich zum Bau-SOLL, zB in den Bautagesberichten, zu dokumentieren. Ebenso sollte festgehalten werden, warum und in welchem Ausmaß es bei der Beschaffung COVID-bedingt zu Verzögerungen und zu Mehraufwendungen (wie etwa höhere Einkaufspreise, zusätzliche Zwischenlagerungen) gekommen ist. Es sollten sowohl die Ursachen (zB behördliche Grenzschließungen, Lieferengpässe) als auch die damit zusammenhängenden Folgen und Auswirkungen (zB Leistungserbringung beim Bauteil x nicht möglich) vermerkt werden. Zusätzlich zu dieser Dokumentation sollten auch entsprechende Unterlagen (Bestell- und Lieferscheine, Rechnungen etc) aufbewahrt und allenfalls auch dem AG übermittelt werden.

Ähnliches trifft auch auf die COVID-bedingte Arbeitsausrüstung (Mund-Nasenschutz, Atemschutzmasken der Klassen FFP 1 oder FFP 2 etc) und Hygienemittel (vor allem Desinfektionsmittel) zu. Aufgrund der großen Nachfrage sind diese Schutzmaßnahmen derzeit nur bedingt und zu höheren Preisen erhältlich. Die diesbezüglichen Bestellbemühungen des AN sollten dokumentiert werden, indem beispielsweise die Bestellversuche (Korrespondenz mit Lieferanten etc) schriftlich festgehalten und die Rechnungen gesammelt werden. Darüber hinaus sollten die damit verbundenen Folgen in den Bautagesberichten notiert werden, wie etwa dass der gesetzliche Mindestabstand von 1 m bei gewissen Tätigkeiten nicht eingehalten werden kann und dass die hierfür erforderliche Arbeitsausrüstung nicht verfügbar ist. Ebenfalls ist der Mehraufwand infolge der regelmäßigen Desinfektion der sanitären und sozialen Einrichtungen, Fahrzeuge, Baumaschinen und Werkzeuge aufzulisten (Anzahl der Reinigungen, Zeitaufwand etc).

Das Tragen der Schutzmasken hat unter Umständen zur Folge, dass gemäß Kollektivvertrag Zulagen an die Bauarbeiter zu zahlen sind. Dementsprechend ist auch aufzuzeichnen, ob und in welchem Ausmaß Masken getragen wurden sowie warum dies notwendig war.

Ein erhebliches Problem der Coronapandemie stellt auch die Personalverfügbarkeit dar: Aufgrund unterschiedlicher Umstände stehen den AN häufig nicht alle Arbeitskräfte zur Verfügung. Der AN sollte daher festhalten, welche Arbeitskräfte nicht eingesetzt werden können. Dabei sollte nicht nur pauschal auf die Coronapandemie verwiesen, sondern es sollten auch die jeweiligen Ursachen (Grenzschließungen, behördliche Quarantänemaßnahmen etc) aufgezeichnet werden. Ebenso empfiehlt es sich, von den Mitarbeitern entsprechende schriftliche Unterlagen – wie etwa ärztliche Bestätigungen oder Bescheide – zu verlangen und diese aufzubewahren.

Darüber hinaus sollte in den Bautagesberichten das anwesende Personal erfasst werden (insbesondere Anzahl, Arbeitsstunden, Qualifikation, Eigen-/Fremdpersonal, ausgeführte Leistungen). In diesem Zusammenhang sollte gegebenenfalls auch aufgezeichnet werden, dass dem AN ein Mehraufwand beim Transport des Personals zur Baustelle entstanden ist (zusätzliche Fahrzeuge oder mehr Fahrten aufgrund des Mindestabstands). Ebenso ist ein allfälliger Mehraufwand hinsichtlich der Übernachtungsmöglichkeiten (gemäß Handlungsanleitung max. 1 Person / Schlafraum) durch entsprechende Unterlagen (Buchungsbestätigungen, Rechnungen etc) zu dokumentieren.

Dem AN entsteht CORONA-bedingt auch hinsichtlich des Bauleitungspersonals ein Mehraufwand, da u.a. zusätzliche Besprechungen, ein höherer Aufwand bei der Arbeitsvorbereitung und Koordination, zusätzliche Unterweisungen sowie zusätzlicher Aufwand für die Überwachung und Evaluierung der Schutzmaßnahmen anfallen. Damit diese Mehraufwendungen nachgewiesen werden können, sollten diesbezüglich entsprechende Aufzeichnungen geführt werden.

Die Schutzmaßnahmen aufgrund von COVID haben auch negative Auswirkungen auf den Bauablauf. Beispielsweise haben die Einhaltung des Mindestabstands oder das Tragen von Schutzmasken Produktivitätsverluste zur Folge. Diese geänderten Umstände der Leistungserbringung und der damit verbundene Mehraufwand sind – wie auch allgemein bei gestörten Bauabläufen – ebenfalls zu dokumentieren (Planlieferlisten, Fotos, Videos, Minutendiagramme etc). Besonders wichtig ist es dabei, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Ursachen und Folgen aufzuzeigen.

Nicht außer Acht gelassen werden sollte, dass dem AN auch ein höherer Vorfinanzierungsaufwand entstehen kann: Verlängert sich der Vorfinanzierungszeitraum infolge von COVID, entstehen dem AN höhere Vorfinanzierungskosten. Dieser Mehraufwand (erhöhte Bauzinsen) ist vom AG unter Umständen zu vergüten. Bei der Vorlage der Einreichung der Höhe nach ist dies zu begründen und zu berücksichtigen.

· Die klassischen Regeln für gute Dokumentation (vgl. ÖNORM Punkt, 6.2.7) gelten auch für Corona-Mehraufwendungen. Besondere Herausforderungen stellen jedoch die fehlenden Erfahrungswerte und der Umstand, dass nahezu der gesamte Bauablauf und alle Bereiche tangiert werden, dar.

· Der einfache Hinweis, durch die COVID-Maßnahmen gestört zu sein, genügt nicht als Nachweis. Der AN hat, wie auch bei den bisherigen „klassischen“ Störungen der Leistungserbringung, den Unterschied zwischen SOLL- und IST-Leistung nachvollziehbar darzustellen.

· Was sind daher die 3 wichtigsten Dinge, die der AN für die Durchsetzung seiner COVID-bedingten Mehraufwendungen umzusetzen hat? Ganz einfach: Dokumentation, Dokumentation und Dokumentation!

In der nächsten SOLID-Ausgabe werden die Covid-bedingten Herausforderungen beim Abschluss neuer Bauverträge und diesbezügliche Lösungsvorschläge näher beleuchtet.