Fahrtenbuch führen, Tankabrechnungen bearbeiten, Führerscheine kontrollieren. Einen Fuhrpark zu verwalten bedeutet jede Menge Bürokratie im eigenen Unternehmen. Schon seit vielen Jahren gibt es Softwareprogramme, die diesen Prozess zumindest digital abbilden, wirklich komfortabel waren die in der Vergangenheit aber auch nicht. In den letzten Jahren hat sich die Situation jedoch gewandelt: Zum einen sind eine ganze Reihe neuer Start-ups in den Markt vorgedrungen, die die Fuhrparkverwaltung deutlich stromlinienförmiger gestalten - und in vielen Fällen mit komfortablen Smartphone-Apps die Bedienung massiv erleichtern. Zum anderen haben auch eingesessene Anbieter ihre Fuhrpark-Lösungen stark überarbeitet, um der neuen Konkurrenz nicht das Feld überlassen zu müssen.
Skalierbare Lösungen
Modernes Fuhrparkmanagement funktioniert auch dann vollständig digital und komfortabel, wenn nur eine Handvoll Autos verwaltet werden muss. Gerade kleine Fuhrparks waren früher von IT-Lösungen oft ausgeschlossen, da die hohen Initialkosten kaum zu rechtfertigen waren. Das ist heute anders: Die meisten Anbieter bringen ihr komplettes Service bereits ab dem ersten Fahrzeug an den Start - sind damit also auch für Einzelunternehmer sinnvoll einsetzbar, die mit ihrem eigenen Auto eben auch dienstlich unterwegs sind. Ein-Personen-Unternehmen sind sogar ein neu erkannter Fokus-Markt vieler Anbieter: "Ein digitales Fahrtenbuch ist nicht nur für mittelständische Unternehmen interessant. Bereits Einzelunternehmer und Selbständige können damit mehrere Tausend Euro im Jahr sparen" , erzählt etwa Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.
Carsharing in der eigenen Firma
In der Praxis sie das Fuhrparkmanagement (im Idealfall) so aus: Jeder Mitarbeiter hat im System Rechte hinterlegt, die darstellen, über welche Fahrzeuge er für welche Zwecke verfügen kann. Hat ein Mitarbeiter nun einen Termin, für den er ein Auto benötigt, trägt er am Handy oder per Webinterface den gewünschten Zeitpunkt ein und erhält vom System automatisch ein entsprechendes Fahrzeug zugewiesen.
Systeme sind dabei zunehmend intelligent in der Auswahl des Fahrzeugs: Stehen im Fuhrpark beispielsweise sowohl konventionelle Mobile als auch E-Autos, weist es Mitarbeitern für Fahrten die elektrischen Modelle nur dann zu, wenn die geplante Wegstrecke auch tatsächlich mit einer Akkuladung zu schaffen ist. Mehrstündige Ladepausen in der Arbeitszeit will schließlich jedes Unternehmen vermeiden.
Der Schlüsselschrank, bei dem in der Praxis natürlich immer genau der Schlüssel nicht auffindbar ist, den man dringend benötigt, gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Moderne Systeme funktionieren wie die Carsharing-Angebote in großen Städten: Mit einer Schlüsselkarte oder dem eigenen Smartphone entsperrt man den Wagen und kann - ganz ohne Autoschlüssel - die Fahrt antreten. Das System gibt Fahrzeuge natürlich nur dann für Mitarbeiter frei, wenn deren Buchung auch tatsächlich freigegeben ist.
Hat der Mitarbeiter seine Fahrten für den Tag erledigt und stellt den Wagen wieder am Firmenparkplatz ab, verriegelt das System das Auto wieder und protokolliert die Position des Parkplatzes. Mitarbeiter, die minutenlang über den Parkplatz vor der Firma irren und mit dem Funkschlüssel klickend periskopartig nach dem passenden Fahrzeug suchen, sind damit Geschichte.
Leistbare Preise
Die Bandbreite an Angeboten ist ausgesprochen groß und kann auf die Bedürfnisse kleiner und großer Unternehmen heute wirklich fast stufenlos zugeschnitten werden. Trotz des großen Funktionsumfangs aktueller Lösungen liegen die Preise weit unter denen von vor etwa zehn Jahren: Als Richtpreis gilt: Pro Auto und Monat kostet ein digitales Fuhrparkmanagementsystem zwischen 3 und 5 Euro. Realistisch betrachtet lohnt sich ein derartiges System also schon dann, wenn pro Monat auch nur einem einzigen Mitarbeiter 20 Minuten Zeitersparnis entsteht.
Vollautomatische Systeme, die auch das Schlüsselmanagement übernehmen, sind etwas teurer in der Anschaffung: Wer Fahrzeuge per Handy oder NFC-Karte entsperren können will, muss pro Wagen mit Kosten von etwa 2.000 Euro rechnen. Das lohnt sich in der Regel nur dann, wenn Fahrzeuge ihre Fahrer oft wechseln, Autos auch außerhalb der Bürozeiten übergeben werden sollen oder der Fuhrpark sehr groß ist.
Zwar bieten viele Systeme die Möglichkeit, den Standort der einzelnen Firmenwagen kontinuierlich zu protokollieren - außerhalb der Logistikbranche dürfte es jedoch schwer werden, derartige Überwachungsfunktionen am Datenschutz (oder dem Betriebsrat) vorbeizubringen.
Unternehmen ist die dauernde Standorterfassung seiner Mitarbeiter nämlich nur erlaubt, wenn die für Geschäftsprozesse auch tatsächlich notwendig ist. Ein Lieferunternehmen hat schließlich sehr wohl ein verständliches Bedürfnis, jederzeit den Standort seiner Fahrzeuge zu kennen - einen Großhändler geht es dagegen (datenschutzrechlich) nichts an, wenn ein Vertreter mal einen Zwischenstopp am Würschtelstand einlegt.
Unternehmer, die ihre Fahrzeuge auch ohne Rechtsgrundlage überwachen wollen, seien gewarnt: Die Strafen bei Verstößen gegen den Datenschutz können durchaus empfindlich hoch sein. Vor allem dann, wenn mit Vorsatz gehandelt wurde.
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