Steuerrecht : Form trifft Faktura, Rechnungsausstellung und Verbuchung

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass formale und inhaltliche Fehler bei der Rechnungsausstellung ebenso häufig vorkommen, wie Unsicherheiten bei der richtigen Verbuchung. Daher ist bereits bei der Ausstellung der Rechnung die korrespondierende buchhalterische Behandlung zu bedenken.  

Unternehmen können für ihre Umsätze Rechnungen ausstellen. Bekanntlich besteht jedoch im B2B Bereich die Pflicht zur Rechnungsausstellung. Auch bei steuerpflichtigen Leistungen iZmGrundstücken an Privatpersonen ist die Rechnungsstellung verpflichtend. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Die Rechnungsausstellungspflicht ist allerdings von der von der Belegerteilungspflicht zu unterscheiden, welche im B2C Bereich häufig anzutreffen ist. Sofern keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht, ist die Belegerteilung ausreichend.  

Die Rechnungspflicht gilt auch bei grenzüberschreitenden Leistungen. In diesen Fällen ist die Rechnung spätestens bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistungserbringung folgt.  

Die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist möglich, die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss jedoch schriftlich vorliegen. Zudem ist darauf zu achten, dass keine parallele Übermittlung von Papier- und elektronischen Rechnungen erfolgt.  

Akzeptiert wird zudem die EDI (electronic data interchange) Transfermethode. Zusätzlich sind alle Übermittlungsverfahren von elektronischen Rechnungen anerkannt, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleisten können. 

Eine Rechnung ist formal richtig auszustellen, damit sie in der Buchhaltung erfasst werden kann. Wird eine offenkundig formal nicht korrekte Rechnung in den Büchern verarbeitet, kann das finanzstrafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Im Jahr 2024 wurde diesbezüglich eine eigene Finanzordnungswidrigkeit mit horrenden Strafen eingeführt. Demnach ist die Herstellung, Verfälschung oder Verwendung unrichtiger Belege strafbar, wenn dadurch ein tatsächlicher oder vermeintlicher Geschäftsvorgang vorgetäuscht oder dessen wahrer wirtschaftlicher Gehalt verschleiert werden soll. Damit wird bereits das bloße Vorbereitungsstadium einer späteren Abgabenverkürzung erfasst. 

Zu beachten ist außerdem das MwSt-Reformpaket ViDA. Dieses sieht ab 1.7.2030 maßgebliche Änderungen in Bezug auf die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen und das E-Reporting vor. Rechnungen sollen künftig in einem standardisierten Format innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt des Steuertatbestands ausgestellt werden (Anzahlungsrechnungen 10 Tage nach Zahlungseingang, Gutschriftsverfahren 15 Tage, Sammelrechnungen 10. Tag des Folgemonats). Zudem werden die verpflichtenden Rechnungsmerkmale um die Kontonummer (IBAN) des Leistenden zu erweitert. Im Falle von Rechnungsberichtigungen, wird die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung anzuführen sein. Zudem muss dann bei grenzüberschreitenden Sachverhalten (zB ig Lieferungen, B2B Dienstleistungen) ein E-Reporting automatisiert über das ERP System durchgeführt werden.  

Die Steuerschuld entsteht bei der Sollbesteuerung mit Ablauf des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde. Durch spätere Fakturierung kann die Entstehung der Steuerschuld allerdings um einen Monat hinausgeschoben werden. Dies gilt nicht für ig Lieferungen und B2B Dienstleistungen. Rechnungen betreffend ig Lieferungen und B2B Dienstleistungen sind bis zum 15. des Folgemonats nach Lieferung bzw Ausführung der Dienstleistung zu legen. 

Bei Anzahlungen entsteht die Steuerschuld und somit der Vorsteuerabzug mit Ablauf des Monats, in dem die Vereinnahmung der Zahlung erfolgt ist. Die spätere Leistungserbringung ist dabei irrelevant. Im Rahmen der Schlussrechnung kann schließlich nur der Restbetrag der Umsatzsteuer unterliegen und zum Vorsteuerabzug berechtigen. 

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) bilden die Basis für eine korrekte Erfassung der unternehmensbezogenen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung sowie der Darstellung der Vermögenslage und dienen damit zugleich als Grundlage der Bilanzierung. Ziel ist eine vollständige, wahrheitsgemäße, klare, geordnete und jederzeit nachvollziehbare Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle. 

Die Buchführung ist in einer lebenden Sprache zu führen und muss unveränderbar sein. Dabei können Datenträger verwendet werden, sofern sie eine inhaltsgleiche, vollständige, geordnete und originalgetreue Wiedergabe der Aufzeichnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleisten (formelle und materielle Grundsätze). 

Alle betrieblichen Vorgänge sind in der Buchhaltung zu erfassen und mittels Belege zu dokumentieren. Es kann sich dabei um externe oder interne Belege handeln. Externe Belege sind beispielsweise Ein- bzw Ausgangsrechnungen, Kassabelege, Kontoauszüge, Steuerbescheide usw., wohingegen interne Belege der Dokumentation von unternehmensinternen Geschäftsfällen dienen (zB Inventuraufzeichnungen oder ig Verbringungen). 

• Die Angabe der verpflichtenden Rechnungsmerkmale sind bei der Rechnungsausstellung zu beachten. 
• Für Kleinbetragsrechnungen (bis 400 EUR brutto) gelten Vereinfachungen 
• VIDA: Zusätzliche Rechnungsmerkmale und Änderungen bzgl. e-Rechnungen und e-Reporting ab 2030 beachten.  
• Zur Ausstellung von Rechnungen ist keine besondere Software in Österreich vorgeschrieben.  
• Rechnungen können in Papierform oder als elektronische Rechnung ausgestellt werden. Letzteres setzt die Zustimmung des Leistungsempfängers voraus.  
• Rechnungen sind grundsätzlich zumindest sieben Jahre aufzubewahren. Eine elektronische Archivierung ist möglich. 
• Im Zuge der Verbuchung ist die formelle und sachliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnungen zu überprüfen. Die bewusste Verarbeitung von fehlerhaften Belegen kann zu Finanzordnungswidrigkeiten führen. 
• Die zeitgerechte Erfassung der Rechnungen in der FIBU dient der Sicherstellung einer vollständigen, richtigen und zeitgerechten Abbildung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Sinne der GoB. 
• Bei Erhalt der Rechnung sollte die formelle und inhaltliche Prüfung sowie Verbuchung umgehend vorgenommen werden. Eine zu späte Erfassung aufgrund langer Prüfroutinen birgt die Gefahr einer periodenverschobenen Vorsteuerbeantragung.  
• Eingangsrechnungen sind auf die entsprechenden Aufwands- und Vorsteuerkonten, Ausgangsrechnungen auf die Erlös- und Umsatzsteuerkonten zu buchen. Dabei ist die Zuordnung zum korrekten Besteuerungszeitraum sicherzustellen. 
• Jeder Buchungsvorgang hat durch einen entsprechenden Beleg – im Regelfall die Rechnung – nachgewiesen zu sein („keine Buchung ohne Beleg“); umgekehrt darf keine Rechnung unbeachtet bleiben („kein Beleg ohne Buchung“).