Beschaffung neu gedacht : Digitale Beschaffung am Bau: „Die Baustelle soll bestellen können wie im Online-Shop"

Materialbestellungen per Telefon, Lieferscheine auf Papier, fehlende Kostenstellen und Produktdaten, die zwischen Hersteller, Händler und Baustelle verloren gehen: In der Bauwirtschaft ist Beschaffung oft noch erstaunlich analog. Constrct setzt genau hier an und entwickelte eine digitale Beschaffungssoftware, die Bauunternehmen, Lieferanten und Hersteller vernetzt – ohne dass jedes KMU ein eigenes ERP-System oder teure Schnittstellen braucht.

Nie mehr die wichtigsten News aus Österreichs Bauwirtschaft verpassen? Abonnieren Sie unseren Newsletter Hier geht’s zur Anmeldung!

SOLID: Herr Ramel, ist Constrct eine Bestellplattform für die Bauwirtschaft?

Plattform ist nur teilweise richtig. Im Kern entwickeln wir Beschaffungssoftware für Bauunternehmen. Der Plattformgedanke war ursprünglich schon da, aber bei einem klassischen Plattformmodell braucht man immer beide Seiten gleichzeitig: Bauunternehmen und Lieferanten. Wir haben uns deshalb anders aufgestellt. Constrct ist eine Bestell- und Beschaffungssoftware, mit der Bauunternehmen bei ihren bestehenden Lieferanten digital bestellen können. Wir brauchen nicht zwingend von jedem Lieferanten sofort eine tiefe technische Integration. Wo eine Integration vorhanden ist, ist das ideal. Aber wir können auch mit Excel-Listen, CSV-Dateien, DATANORM oder strukturierten E-Mails arbeiten.

Michael Ramel: Das heißt, Constrct ersetzt nicht die bestehenden Lieferantenbeziehungen?

Nein, ganz im Gegenteil. Wir bauen auf diesen Beziehungen auf. Ein Bauunternehmen sieht bei uns nicht einfach einen offenen Marktplatz mit allen möglichen Lieferanten und öffentlichen Preisen. Das wäre in der Bauwirtschaft nicht realistisch. Viele Unternehmen haben langjährige Geschäftsbeziehungen, Rahmenvereinbarungen und individuelle Konditionen. Genau diese Beziehungen bilden wir digital ab. Das Bauunternehmen verbindet sich mit den Lieferanten, mit denen es ohnehin arbeitet. Dann kann es innerhalb einer Software bestellen, statt in zehn verschiedenen Webportalen zu suchen, E-Mails zu schreiben oder telefonisch zu bestellen.

Warum haben Sie sich gegen einen offenen Marktplatz entschieden?

Die ursprüngliche Idee ging stärker in Richtung Marktplatz. In der Praxis haben wir aber gesehen: Der Baustoffhandel will diese vollständige Transparenz teilweise nicht. Und auch Bauunternehmen sind skeptisch, wenn ein Modell ihre bestehenden Lieferantenbeziehungen infrage stellt. Viele sagen: Wir arbeiten seit 30 Jahren mit unseren Partnern. Darum haben wir ein geschlossenes Modell gewählt. Man sieht die Lieferanten, mit denen man eine aktive Geschäftsbeziehung hat. Es entsteht trotzdem mehr Vergleichbarkeit. Große Baukonzerne machen das über Einkaufsabteilungen und ERP-Systeme ohnehin. Wir machen diesen Prozess jetzt KMU-tauglich.

Warum ist die Digitalisierung der Beschaffung so schwierig?

Der größte Pain Point sind Schnittstellen. Wenn ein Bauunternehmen digital mit allen Lieferanten arbeiten möchte, müsste es theoretisch mit jedem einzelnen Lieferanten eine eigene Schnittstelle aufbauen. Diese Schnittstellen müssen entwickelt, getestet und gewartet werden. Für KMU ist das praktisch nicht abbildbar. Viele kleinere Bauunternehmen haben kein ERP-System, das solche Integrationen ermöglichen würde. Und selbst wenn sie eines hätten, fehlen oft Geld, Personal und Know-how. Auf Lieferantenseite ist es ähnlich: Auch für Händler macht es wenig Sinn, mit jedem Kunden individuelle Schnittstellen aufzubauen.

Und Constrct zentralisiert diese Schnittstellen?

Genau. Wir bauen die Schnittstellen zu den Lieferanten und stellen sie den Bauunternehmen als Connectoren zur Verfügung. Das Bauunternehmen muss sich dann nur noch verbinden – im einfachsten Fall mit Kundennummer und einem Klick auf „Verbinden". Ab dann kann es digital mit diesem Lieferanten arbeiten. Unser System ist grundsätzlich in rund zehn Minuten startklar. Von der Registrierung bis zur ersten Bestellung braucht man kein großes IT-Projekt, kein ERP-System und keine monatelange Implementierung.

Wie funktioniert das, wenn ein Lieferant noch keine Schnittstelle hat?

Dann gibt es mehrere Möglichkeiten. Viele Lieferanten stellen Preislisten und Artikelstämme als Excel- oder CSV-Dateien zur Verfügung. Diese Dateien kann das Bauunternehmen bei uns hochladen. Wir verarbeiten die Daten und matchen sie mit unserer eigenen Produktdatenbank. Wenn wir einmal gesehen haben, wie ein Händler seine Daten exportiert, passen wir unsere Importlogik so an, dass das Bauunternehmen diese Dateien künftig möglichst unverändert verwenden kann. Die Komplexität soll nicht beim Bauunternehmen liegen. Ein KMU soll nicht zuerst Datenformate verstehen oder Schnittstellen bauen müssen. Es soll bestellen können.

Sie haben Würth als ersten großen Connector umgesetzt. Was passiert dort?

Mit Würth haben wir einen vollautomatischen Connector gebaut. Ein Bauunternehmen kann sich mit seiner Kundennummer verbinden. Würth bekommt eine Verbindungsanfrage, akzeptiert diese, und ab diesem Zeitpunkt läuft der Prozess automatisiert. Preise und Lagerstände werden in Echtzeit aus den Würth-Systemen synchronisiert. Bestellungen gehen direkt in die SAP-Systeme von Würth. Bestellbestätigungen und Rückbelege kommen automatisch zurück und werden im richtigen Projekt und in der richtigen Bestellung abgelegt. Danach laufen die Belege nahtlos in die KI-gestützte Lieferschein- und Rechnungsprüfung.

Das heißt, die Bestellung erzeugt automatisch eine Dokumentationskette?

Genau. Es geht nicht nur darum, eine Bestellung digital abzuschicken. Es geht darum, dass die Daten vom ersten Schritt an sauber entstehen und im Projektkontext weiterverwendet werden können. Wir speichern Produktdatenblätter, Dokumente, Belege und künftig auch relevante Daten für Handover-Dokumentationen oder Nachhaltigkeitsreportings automatisch mit. Heute sitzen junge Technikerinnen und Techniker oft monatelang daran, solche Unterlagen manuell zusammenzusuchen. Das wollen wir automatisieren.

Sie sprechen viel über Stammdaten. Warum sind diese so entscheidend?

Stammdaten sind die Grundlage für sehr viele Prozesse. Ohne saubere Produktdaten kann ich weder vernünftig bestellen noch automatisiert dokumentieren, noch Nachhaltigkeitsreportings oder KI-Prozesse zuverlässig aufsetzen. Das Problem ist: In der Bauwirtschaft gibt es entlang der Wertschöpfungskette viele Datenbrüche. Hersteller haben Produktinformationen, technische Daten, Bilder, Datenblätter, Zertifikate und künftig auch Nachhaltigkeitsdaten. Diese Informationen kommen aber oft nicht sauber bis zum Bauunternehmen – also zu jenem Unternehmen, das das Produkt tatsächlich einkauft und verarbeitet. Bauunternehmen brauchen diese Daten aber im konkreten Projekt. Sie müssen wissen, was sie verbaut haben, welche Dokumente dazugehören, welche Nachweise notwendig sind und welche Informationen später für Bauherren, Betreiber oder Nachhaltigkeitsberichte relevant werden.

Sie bauen deshalb eine eigene Artikelstammdatenbank auf?

Ja. Gemeinsam mit Herstellern bauen wir im Hintergrund eine große Produktdatenbank auf. Hersteller können dort ihre Produkte so präsentieren, wie sie es möchten: mit Bildern, Attributen, Beschreibungen, Datenblättern, Zertifikaten und weiteren Informationen. Der Vorteil ist, dass diese Daten in Echtzeit aktualisiert werden können. Wenn ein Hersteller ein neues Produkt oder ein neues Zertifikat hat, kann er das direkt einspielen. Diese Informationen stehen dann nicht erst Wochen später irgendwo zur Verfügung, sondern können unmittelbar genutzt werden. Für Hersteller ist das spannend, weil sie sicherstellen können, dass ihre Produkte korrekt dargestellt werden und Bauunternehmen die richtigen Unterlagen automatisch mitgeliefert bekommen.

Wie sieht die Anwendung aus Sicht eines Bauunternehmens aus?

Das Bauunternehmen legt Projekte an, lädt das Projektteam ein und arbeitet mit Rollen und Berechtigungen. Es kann Rechnungsinformationen, Kostenstellen, Lieferadressen oder Abladeinformationen hinterlegen. Diese Informationen werden automatisch bei Bestellungen mitgeschickt. Das ist in der Praxis wichtig, weil viele Probleme erst hinten hinaus entstehen: Eine Rechnung kommt, aber die Kostenstelle fehlt. Oder ein Lieferschein liegt irgendwo auf der Baustelle. Oder ein Beleg landet im falschen Projekt. Wir versuchen, diese Fehlerquellen von Anfang an zu vermeiden.

Wie läuft eine Bestellung ab?

Im Prinzip wie Online-Shopping. Man sucht Produkte, legt sie in den Warenkorb und kann dann bei mehreren Lieferanten gleichzeitig bestellen. Im Hintergrund wird die Bestellung automatisch nach Lieferanten aufgesplittet. Die Daten, die im Projekt hinterlegt sind, werden automatisch übernommen. Der Polier, Bauleiter oder Einkäufer muss nicht mehr zehn Portale öffnen, fünf E-Mails schreiben oder telefonieren. Er soll in einer Software bestellen können. Vom Bediengefühl her ist das schon ein Stück weit wie Online-Shopping – aber eben nicht als offener Marktplatz, sondern auf Basis bestehender Lieferantenbeziehungen.

Was passiert nach der Bestellung?

Im Idealfall kommen Rückbelege automatisch zurück: Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Diese werden automatisch dem richtigen Projekt und der richtigen Bestellung zugeordnet. Danach können Lieferschein und Rechnung KI-gestützt geprüft werden. Bei der Lieferscheinprüfung werden Mengen und Positionen extrahiert und mit der Bestellung abgeglichen. Wenn etwas nicht passt, wird es markiert. Bei Rechnungen prüfen wir etwa, ob die verrechneten Preise zu den vereinbarten Konditionen passen.

Und wenn ein Lieferant noch Papierlieferscheine verwendet?

Auch dafür haben wir Lösungen. Wenn der Lieferant keinen digitalen Lieferschein anbietet, bringt er den Lieferschein weiterhin auf Papier auf die Baustelle. Dann kann der Polier oder Bauleiter ihn mit unserer Onsite-App scannen. Der Beleg wird digital verarbeitet und korrekt abgelegt. Mittelfristig entwickeln wir außerdem eine Fahrer-App für Händler. Dann kann der digitale Lieferschein direkt bei der Lieferung auf der Baustelle unterschrieben werden – ähnlich wie beim Paketdienst. Der Fahrer sieht seine Touren, weiß, was er beladen muss, und bekommt die digitale Unterschrift auf der Baustelle.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in Ihrem System?

Die Schnittstelle selbst ist zunächst einmal Datenübertragung. KI kommt dort ins Spiel, wo Dokumente verarbeitet, zugeordnet und geprüft werden müssen – etwa bei Lieferschein- oder Rechnungsprüfung. Aber der wichtigere Punkt ist: KI funktioniert nur so gut wie die Daten, die verfügbar sind. Wenn Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Produktdaten und Projektinformationen nicht strukturiert vorhanden sind, kann auch die beste KI nur begrenzt helfen. Deshalb setzen wir so früh im Prozess an: bei der Bestellung.

Welche Funktionen gehen über die reine Bestellung hinaus?

Wir haben zum Beispiel einen Projektchat integriert. Wenn ein Projekt angelegt wird, entsteht automatisch ein Chatkanal für das Projektteam. Damit gehen projektbezogene Informationen nicht mehr in privaten WhatsApp-Nachrichten verloren. Außerdem gibt es einen Kalender, in dem Bestellungen geplant und verschoben werden können. Wenn es nächste Woche regnet und ein Baustoff erst später gebraucht wird, kann man die Lieferung per Drag and Drop verschieben. Wir haben auch eine Kautionsgüterverwaltung, weil viele Bauunternehmen keinen genauen Überblick haben, wie viele Paletten oder andere Kautionsgüter bei welchem Händler ausständig sind.

Wie kann Constrct bei Nachhaltigkeit helfen?

Ein wichtiger Punkt ist Sichtbarkeit. Wenn ein Einkäufer, Polier oder Bauleiter nicht weiß, welche Auswirkungen eine Bestellung hat, kann er diese Information nicht in seine Entscheidung einbeziehen. Wir können zum Beispiel zeigen, welche Transportemissionen mit einer Bestellung verbunden sind. Oft geht es nicht um große Preisunterschiede. Vielleicht kostet ein Produkt bei einem Lieferanten ein paar Cent mehr, verursacht aber deutlich weniger Transportemissionen. Wenn man das sichtbar macht, bekommt Nachhaltigkeit neben dem Preis ein eigenes Entscheidungskriterium.

Ist Constrct vor allem für KMU gedacht?

Unser großer Hebel liegt sicher bei kleinen und mittleren Bauunternehmen, weil dort Schnittstellen, ERP-Systeme und eigene Einkaufsabteilungen oft fehlen. Aber Constrct ist nicht ausschließlich für KMU gedacht. Wir haben Kunden vom Kleinstunternehmen bis zum Großkonzern und sehen auch bei größeren Unternehmen Potenzial – gerade wenn es darum geht, Daten von der Bestellung weg sauber aufzusetzen. Große Baukonzerne vergleichen Preise und arbeiten mit Einkaufsabteilungen und ERP-Systemen. Wir machen solche digitalen Prozesse auch für kleinere und mittlere Unternehmen nutzbar.

Wo sehen Sie derzeit die größten Hürden beim Rollout?

Teilweise bei Händlern, die ihre Daten nicht ohne Weiteres als Excel oder CSV bereitstellen können, weil sie noch mit sehr alten Systemen arbeiten. Manche arbeiten tatsächlich noch mit Softwarestrukturen, die aus den 1990er-Jahren stammen. Im Großen und Ganzen bekommen wir aber brauchbare Daten. Auf Bauunternehmerseite ist die größte Hürde eher die Veränderung der Gewohnheiten. Wer immer angerufen oder E-Mails geschrieben hat, muss sich an einen digitalen Bestellprozess gewöhnen. Die jüngere Generation findet das meist sofort logisch.

Wie reagieren Hersteller und Händler auf Ihr Modell?

Viele Hersteller sind sehr interessiert. Für sie ist es attraktiv, ihre Produktdaten sauber und aktuell bereitzustellen. Unternehmen wie Baumit sind zum Beispiel sehr offen und liefern aktiv Daten in unsere Datenbank. Hersteller sehen, dass wir ihnen Probleme lösen, die sie bisher selbst nicht vollständig lösen konnten. Bei Händlern ist es gemischter, weil mehr Transparenz entsteht. Aber auch Händler haben Vorteile. Sie können digitalere Prozesse anbieten, Lieferscheine effizienter abwickeln, Tourenplanung automatisieren und weniger Papier im System haben. Constrct soll die Datenflüsse zwischen Herstellern, Händlern und Bauunternehmen verbessern.

Was unterscheidet Constrct von anderen Lösungen?

Es gibt Mitbewerber, ja. Manche fokussieren sich stark auf digitale Lieferscheine oder Dokumentenzuordnung. Unser Unterschied ist, dass wir den Prozess früher beginnen: bei der Bestellung. Wenn ich erst beim Lieferschein oder bei der Rechnung ansetze, kann ich zwar Dokumente verarbeiten. Aber viele Datenprobleme sind dann bereits entstanden. Unser Anspruch ist breiter: Wir wollen Bestellung, Lieferantenanbindung, Belege, Produktdaten, Projektkontext, Dokumentation, Nachhaltigkeitsdaten und spätere KI-Prozesse zusammenbringen.

Was ist der wichtigste Hebel, damit Digitalisierung am Bau in der Breite ankommt?

Sie muss einfach nutzbar sein. Gerade auf der Baustelle darf Digitalisierung nicht bedeuten, dass jemand ein kompliziertes System bedienen muss. Es muss sich anfühlen wie ein normaler Online-Shop, aber im Hintergrund die Komplexität der Bauwirtschaft abbilden. Vorne muss es einfach sein. Hinten dürfen Schnittstellen, Datenbanken, Dokumentenverarbeitung und KI laufen. Aber der Nutzer soll bestellen, prüfen und arbeiten können, ohne IT-Experte zu sein.

Was wäre für Sie ein Erfolg in den nächsten Jahren?

Wenn kleinere und mittlere Bauunternehmen digitale Beschaffung nutzen können, ohne große IT-Projekte starten zu müssen. Wenn Produktdaten dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Wenn Lieferscheine, Rechnungen und Dokumentationen nicht mehr manuell zusammengesucht werden müssen. Und wenn die Branche versteht, dass saubere Daten nicht Bürokratie sind, sondern die Grundlage für effizientere, nachhaltigere und künftig auch KI-gestützte Prozesse.